แผนผังต้นไม้(Tree Diagram)
ในอดีตท่านคงคุ้นเคยกับการจัดทำแผนผังครอบครัว (Family Tree) และการจัดแผนผังองค์กร (Organization Chart) มาแล้ว แผนผังต้นไม้นี้ก็ได้รับการพัฒนามาในแนวทางเดียวกัน นี้เอง
แผนผังต้นไม้คืออะไร
แผนผังต้นไม้ เป็นแผนผังที่ใช้ในการหามาตรการที่ดีที่สุดจากหลาย ๆ มาตรการเพื่อที่จะแก้ไขปัญหาให้สำเร็จลุล่วงไปได้
เมื่อไรจึงจะใช้แผนผังต้นไม้ 1. เมื่อต้องการแก้ปัญหาโดยมีการกำหนดมาตรการไว้อย่างเป็นระบบ
2. เมื่อต้องการให้สมาชิกกลุ่มมีมติที่มีความสอดคล้องกัน
3. เมื่อต้องการแสดงความสัมพันธ์ของปัญหากับมาตรการแก้ไขในรูปของแผนผัง ซึ่งทำให้ง่ายต่อความเข้าใจ
วิธีการสร้างแผนผังต้นไม้
ขั้นตอนที่ 1 ตั้งเป้าหมาย
1.1 การตั้งเป้าหมายนั้นอาจจะตั้งจากปัญหาที่ถูกตั้งไว้ในแผนผังก้างปลา (Cause and Effect Diagram) หรือ แผนผังความสัมพันธ์ (Relation Diagram) หรือปัญหาที่ได้มาจากที่ใด ๆ ก็ได้ที่ท่านต้องการจะแก้ไข จากนั้นให้เขียนเป้าหมายนี้ลงในบัตร (Card) แล้ววางบัตรนี้เอาไว้ที่ซ้ายมือสุด ตรงกลางของกระดาษแผ่นใหญ่
1.2 เป้าหมายที่ตั้งนั้นหากมีข้อจำกัดหรือข้อกำหนดเงื่อนไขใด ๆ ให้เขียนข้อความเหล่านั้นลงในบัตรด้วยเช่นกัน
ในการตั้งเป้าหมายนั้น ประโยคจะต้องสั้น ง่าย และกระชับ เพื่อให้ทุก ๆ คนเข้าใจ และจะต้องให้สมาชิกกลุ่มทุกคนเข้าใจด้วยว่า เหตุใดจึงตั้งเป้าหมายนี้ขึ้นมา เพราะอะไร
ขั้นตอนที่ 2 สร้างชุดมาตรการการแก้ปัญหา 2.1 สมาชิกร่วมกันปรึกษาหารือกันว่ามาตรการใดเป็นมาตรการสำคัญที่จะทำให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายนั้นได้บ้าง ซึ่งในขั้นตอนนี้เราจะได้ “มาตรการขั้นที่ 1”
2.2 นำมาตรการในขั้นที่ 1 ที่ถูกเลือกมาเขียนลงในบัตร แล้วนำไปเรียงไว้ที่ด้านขวาของบัตรเป้าหมายที่ได้จากขั้นตอนที่ 1
2.3 บัตรที่ได้จากข้อ 2.2 แต่ละบัตร กลายเป็นเป้าหมาย และให้หาต่อไปว่า มาตรการที่จะแก้ไขบัตรมาตรการที่หนึ่งนั้น จะต้องมีมาตรการอย่างไรต่อบ้าง กลายเป็นบัตรมาตรการขั้นที่ 2, 3 ไปเรื่อย ๆ จะกระทั่งเจอมาตรการที่พอจะแก้ไขได้ หรือปฏิบัติได้จริง
ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบมาตรการ และความหมายของความสัมพันธ์
ให้ตรวจสอบดูบัตรมาตรการทั้งหมดที่ได้จากขั้นตอนที่ 2 และตรวจสอบว่ามีอะไรตกหล่นบ้างหรือไม่ และมีความขัดแย้งใดเกิดขึ้นหรือไม่ โดยในการตรวจสอบนั้น ให้ทำการตรวจสอบ 2 มุมดังต่อไปนี้
3.1 มาตรการนี้สามารถแก้ปัญหาให้บรรลุผลสำเร็จได้จริงหรือไม่
3.2 มีทางเป็นไปได้หรือไม่ที่จะบรรลุเป้าหมายได้โดยการใช้มาตรการนี้ เรียกง่าย ๆ ว่า ทดลองตรวจสอบจากซ้ายไปขวา และจากขวาไปซ้าย
ถามจากซ้ายไปขวาเช่น การจะสนับสนุนนักกีฬาให้ติดทีมชาติไทยนั้นต้องมีเทคนิคด้านการกีฬาใหม่ ๆ การจะมีเทคนิคการกีฬาใหม่ ๆ เมื่อจัดจ้างโค้ชจากต่างชาติ
การจะได้โค้ชต่างชาติมาต้อง.......
(ดำเนินการถาม “อย่างไร – อย่างไร” ต่อไปจนกว่าจะได้มาตรการสุดท้าย)
ในขณะเดียวกันทดลองถามกลับจากขวาไปซ้ายบ้าง
เช่น การจัดจ้างโค้ชจากต่างชาติมา ทำให้เราได้เทคนิคกีฬาใหม่ ๆ (จริงหรือไม่)
เมื่อได้เทคนิคใหม่ ๆ มา จะช่วยให้นักกีฬาติดทีมชาติไทยได้ (จริงหรือไม่)
ขั้นตอนที่ 4 กำหนดโครงต้นไม้
เมื่อตรวจสอบแล้วว่าไม่ขัดแย้งกัน ให้นำบัตรมาตรการไปติดไว้ที่กระดาษในตำแหน่งที่เหมาะสม (ด้านขวามือของเป้าหมายของแต่ละอัน) จากนั้นก็ลากเส้นเชื่อมโยงระหว่างเป้าหมายกับมาตรการ เพื่อทำการสร้างแผนผังต้นไม้
ขั้นตอนที่ 5 กำหนดแผนปฏิบัติการ
สุดท้าย ทำการกำหนดแผนปฏิบัติการ โดยกำหนดตามหลักการของ “5W 2H” (What, Why, Who, When, Where, How and How much)
เมื่อไรจึงจะใช้แผนผังต้นไม้
โดยทั่ว ๆ ไปเราอาจเห็นหน้าตาของแผนผังต้นไม้ในหลายรูปแบบด้วยกัน บางรูปแบบอาจใช้สำหรับเพียงแค่ภาพ เพื่ออธิบายโครงสร้างขององค์กร แต่สำหรับแผนผังต้นไม้ที่ใช้ในการแก้ปัญหานั้น สามารถแบ่งได้เป็น 2 ลักษณะใหญ่ ๆ ด้วยกัน คือ
1. ประเภทการวิเคราะห์แบบ Why – Why Tree
2. ประเภทการวิเคราะห์แบบ How – How Tree
ความแตกต่างของ Why–Why Analysis กับ How–How Analysis
Why–Why จะใช้เมื่อเราต้องการจะวิเคราะห์หาสาเหตุรากเหง้า (Root Cause) ของปัญหา เพื่อสร้างแผนปฏิบัติการที่จุดนั้น ๆ โดยที่ยอดของแผนผังต้นไม้ จะแสดงปัญหาที่เกิดขึ้น
ตัวอย่างการวิเคราะห์ปัญหาด้วย Why – Why Tree
แผนผังต้นไม้ เป็นแผนผังที่ใช้ในการหามาตรการที่ดีที่สุดจากหลาย ๆ มาตรการเพื่อที่จะแก้ไขปัญหาให้สำเร็จลุล่วงไปได้
เมื่อไรจึงจะใช้แผนผังต้นไม้ 1. เมื่อต้องการแก้ปัญหาโดยมีการกำหนดมาตรการไว้อย่างเป็นระบบ
2. เมื่อต้องการให้สมาชิกกลุ่มมีมติที่มีความสอดคล้องกัน
3. เมื่อต้องการแสดงความสัมพันธ์ของปัญหากับมาตรการแก้ไขในรูปของแผนผัง ซึ่งทำให้ง่ายต่อความเข้าใจ
วิธีการสร้างแผนผังต้นไม้
ขั้นตอนที่ 1 ตั้งเป้าหมาย
1.1 การตั้งเป้าหมายนั้นอาจจะตั้งจากปัญหาที่ถูกตั้งไว้ในแผนผังก้างปลา (Cause and Effect Diagram) หรือ แผนผังความสัมพันธ์ (Relation Diagram) หรือปัญหาที่ได้มาจากที่ใด ๆ ก็ได้ที่ท่านต้องการจะแก้ไข จากนั้นให้เขียนเป้าหมายนี้ลงในบัตร (Card) แล้ววางบัตรนี้เอาไว้ที่ซ้ายมือสุด ตรงกลางของกระดาษแผ่นใหญ่
1.2 เป้าหมายที่ตั้งนั้นหากมีข้อจำกัดหรือข้อกำหนดเงื่อนไขใด ๆ ให้เขียนข้อความเหล่านั้นลงในบัตรด้วยเช่นกัน
ในการตั้งเป้าหมายนั้น ประโยคจะต้องสั้น ง่าย และกระชับ เพื่อให้ทุก ๆ คนเข้าใจ และจะต้องให้สมาชิกกลุ่มทุกคนเข้าใจด้วยว่า เหตุใดจึงตั้งเป้าหมายนี้ขึ้นมา เพราะอะไร
ขั้นตอนที่ 2 สร้างชุดมาตรการการแก้ปัญหา 2.1 สมาชิกร่วมกันปรึกษาหารือกันว่ามาตรการใดเป็นมาตรการสำคัญที่จะทำให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายนั้นได้บ้าง ซึ่งในขั้นตอนนี้เราจะได้ “มาตรการขั้นที่ 1”
2.2 นำมาตรการในขั้นที่ 1 ที่ถูกเลือกมาเขียนลงในบัตร แล้วนำไปเรียงไว้ที่ด้านขวาของบัตรเป้าหมายที่ได้จากขั้นตอนที่ 1
2.3 บัตรที่ได้จากข้อ 2.2 แต่ละบัตร กลายเป็นเป้าหมาย และให้หาต่อไปว่า มาตรการที่จะแก้ไขบัตรมาตรการที่หนึ่งนั้น จะต้องมีมาตรการอย่างไรต่อบ้าง กลายเป็นบัตรมาตรการขั้นที่ 2, 3 ไปเรื่อย ๆ จะกระทั่งเจอมาตรการที่พอจะแก้ไขได้ หรือปฏิบัติได้จริง
ให้ตรวจสอบดูบัตรมาตรการทั้งหมดที่ได้จากขั้นตอนที่ 2 และตรวจสอบว่ามีอะไรตกหล่นบ้างหรือไม่ และมีความขัดแย้งใดเกิดขึ้นหรือไม่ โดยในการตรวจสอบนั้น ให้ทำการตรวจสอบ 2 มุมดังต่อไปนี้
3.1 มาตรการนี้สามารถแก้ปัญหาให้บรรลุผลสำเร็จได้จริงหรือไม่
3.2 มีทางเป็นไปได้หรือไม่ที่จะบรรลุเป้าหมายได้โดยการใช้มาตรการนี้ เรียกง่าย ๆ ว่า ทดลองตรวจสอบจากซ้ายไปขวา และจากขวาไปซ้าย
ถามจากซ้ายไปขวาเช่น การจะสนับสนุนนักกีฬาให้ติดทีมชาติไทยนั้นต้องมีเทคนิคด้านการกีฬาใหม่ ๆ การจะมีเทคนิคการกีฬาใหม่ ๆ เมื่อจัดจ้างโค้ชจากต่างชาติ
การจะได้โค้ชต่างชาติมาต้อง.......
(ดำเนินการถาม “อย่างไร – อย่างไร” ต่อไปจนกว่าจะได้มาตรการสุดท้าย)
ในขณะเดียวกันทดลองถามกลับจากขวาไปซ้ายบ้าง
เช่น การจัดจ้างโค้ชจากต่างชาติมา ทำให้เราได้เทคนิคกีฬาใหม่ ๆ (จริงหรือไม่)
เมื่อได้เทคนิคใหม่ ๆ มา จะช่วยให้นักกีฬาติดทีมชาติไทยได้ (จริงหรือไม่)
เมื่อตรวจสอบแล้วว่าไม่ขัดแย้งกัน ให้นำบัตรมาตรการไปติดไว้ที่กระดาษในตำแหน่งที่เหมาะสม (ด้านขวามือของเป้าหมายของแต่ละอัน) จากนั้นก็ลากเส้นเชื่อมโยงระหว่างเป้าหมายกับมาตรการ เพื่อทำการสร้างแผนผังต้นไม้
ขั้นตอนที่ 5 กำหนดแผนปฏิบัติการ
สุดท้าย ทำการกำหนดแผนปฏิบัติการ โดยกำหนดตามหลักการของ “5W 2H” (What, Why, Who, When, Where, How and How much)
เมื่อไรจึงจะใช้แผนผังต้นไม้
โดยทั่ว ๆ ไปเราอาจเห็นหน้าตาของแผนผังต้นไม้ในหลายรูปแบบด้วยกัน บางรูปแบบอาจใช้สำหรับเพียงแค่ภาพ เพื่ออธิบายโครงสร้างขององค์กร แต่สำหรับแผนผังต้นไม้ที่ใช้ในการแก้ปัญหานั้น สามารถแบ่งได้เป็น 2 ลักษณะใหญ่ ๆ ด้วยกัน คือ
1. ประเภทการวิเคราะห์แบบ Why – Why Tree
2. ประเภทการวิเคราะห์แบบ How – How Tree
ความแตกต่างของ Why–Why Analysis กับ How–How Analysis
Why–Why จะใช้เมื่อเราต้องการจะวิเคราะห์หาสาเหตุรากเหง้า (Root Cause) ของปัญหา เพื่อสร้างแผนปฏิบัติการที่จุดนั้น ๆ โดยที่ยอดของแผนผังต้นไม้ จะแสดงปัญหาที่เกิดขึ้น
ตัวอย่างการวิเคราะห์ปัญหาด้วย Why – Why Tree
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น