เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและวิเคราะห์ปัญหา Causal Loop Diagram: CLD

เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและวิเคราะห์ปัญหา Spider Model

การคิดเชิงระบบและการแก้ปัญหาด้วย Dynamic Thinking : BOT.

              กราฟแสดงพฤติกรรมภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง หมายถึง การคิดอย่างเป็นขั้นตอนด้วยแสดงพฤติกรรมของตัวแปรในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งเพื่อมองเห็นทิศทาง แนวโน้ม รูปแบบการเปลี่ยนแปลง นาไปสู่การช่วยคิดสมมติฐานในการหาความสมพันธ์ของปัจจัยต่างๆ องค์ประกอบของกราฟแสดงพฤติกรรมภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง 1. แนวนอนเป็นมิติเวลา คือ สิ่งที่แสดงช่วงเวลาการเกิดเหตุการณ์นั้น ๆ เช่น ปี พ.ศ., เดือน ปี, วัน เวลา เป็นต้น 2. แนวตั้งเป็นมิติปริมาณ คือ สิ่งที่แสดงถึงสาระของประเด็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ในช่วงเวลานั้น ๆ
การเขียนกราฟแสดงพฤติกรรมภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง (Drawing Behavior Over Time Graphs)
1. จุดเริ่มต้น หรือจุดปัญหาของสิ่งที่เกิดขึ้น 2. จุดก่อนหน้าปัจจุบัน (อดีต) 3. จุดปัจจุบัน 4. จุดอนาคต (เพื่อการทานาย)

การคิดเชิงระบบและการแก้ปัญหาด้วย ปิรามิด IPESA

           

IPESA

                    ปิรามิด IPESA หมายถึง แผนภาพรูปทรงสามเหลี่ยมที่แสดงถึงการเชื่อมโยงและความสัมพันธ์อย่างเป็นระบบของกระบวนการคิด และแนวทางการแก้ไขปัญหา โดยประกอบด้วยประเด็นในการคิดอย่างเป็นระบบ โดยมี 5 องค์ประกอบตามตัวอักษรภาษาอังกฤษตัวแรก เป็น IPESA ได้แก่ I = Ideal Situation, P = Present Condition, E = Existing Problems, S=Solution Problems และ A=Aims of Solution

                     รายละเอียดขององค์ประกอบปิรามิด IPESA
       องค์ประกอบที่ 1 Ideal Situation คือ การเขียนหรือวิเคราะห์สังเคราะห์ความคิดจากสิ่งที่คาดหวัง สภาพที่พึงประสงค์ ของประเด็นนั้น ๆ ซึ่งได้แก่ การวิเคราะห์จากนโยบาย หรือแผนงานของเรื่องราวที่เกิดขึ้น เช่น นโยบายสุขภาพดีถ้วนหน้า หรือสิ่งที่เกิดจากหน่วยงาน นโยบายรัฐบาล เป็นต้น โดยควรมีการอ้างอิง และระบุแหล่งที่มาของความคาดหวังดังกล่าว  
       องค์ประกอบที่ 2 Present Condition คือ สภาพปัจจุบันของสิ่งที่กาลังจะเกิดขึ้น โดยอาจเขียนเป็นลาดับข้อเพื่อเล่าเรื่องเหตุการณ์ต่าง ๆ
       องค์ประกอบที่ 3 Existing Problems คือ สภาพปัญหาของประเด็นที่กาลังเกิดขึ้นโดยสัมพันธ์เชื่อมโยงกับสภาพปัจจุบันในองค์ประกอบที่ 2
        องค์ประกอบที่ 4 Solution Problems คือ การแก้ไขปัญหา โดยเป็นประเด็นการแก้ไขนั้นต้องสัมพันธ์และเชื่อมโยงกับสภาพปัญหาที่เกิดขึ้น
       องค์ประกอบที่ 5 Aims of Solution คือ วัตถุประสงค์และเป้าหมายในการแก้ไขปัญหา ว่าอยากให้เกิดวิธีการแก้ไขปัญหาอะไรบ้าง

เครื่องมือการคิดเชิงระบบที่ 1 ผังก้างปลา

ผังก้างปลา (Fish Bone Diagram) 

               ผังก้างปลา หมายถึง แผนภูมิมีลักษณะคล้ายปลาที่เหลือแต่ก้าง โดยมุ่งเน้นผังวิเคราะห์ปัญหาและสาเหตุอย่างเป็นระบบ (Cause & Effect Diagram) เป็นแผนผังที่แสดงสมมติฐานของความสัมพันธ์อย่างเป็นระบบระหว่างสาเหตุหลาย ๆ สาเหตุ ที่ส่งผลต่อปัญหาหนึ่งปัญหา วิธีการสร้างแผนผังสาเหตุและผลหรือผังก้างปลา
สิ่งสาคัญในการสร้างแผนผัง คือ ต้องทาเป็นทีม เป็นกลุ่ม
 โดยใช้ขั้นตอน 6 ขั้นตอนดังต่อไปนี้
                        1. กาหนดประโยคปัญหาที่หัวปลา
                        2. กาหนดกลุ่มปัจจัยที่จะทาให้เกิดปัญหานั้นๆ
                        3. ระดมสมองเพื่อหาสาเหตุในแต่ละปัจจัย
                        4. หาสาเหตุหลักของปัญหา
                        5. จัดลาดับความสาคัญของสาเหตุ
                        6. ใช้แนวทางการปรับปรุงที่จาเป็น

ตัวอย่าง

หลักการเขียนผังก้างปลาอย่างมีประสิทธิภาพ

1. ควรวิเคราะห์ประเด็นโดยแตกก้างปลาให้หลากหลายอย่างรอบด้าน 

2. ควรจัดหมวดหมู่ของปัญหา และสาเหตุอย่างรอบด้าน

3. หัวปลาควรหันทางด้านขวาเปรียบเสมือนทิศทางของลูกศรนาไปสู่ปัญหาที่เกิดขึ้น ผังก้างปลาประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังต่อไปนี้

ส่วนปัญหาหรือผลลัพธ์ (Problem or Effect) ซึ่งจะแสดงอยู่ที่หัวปลา ส่วนสาเหตุ (Causes) จะสามารถแยกย่อยออกได้อีกเป็น

1. ปัจจัย (Factors) ที่ส่งผลกระทบต่อปัญหา (หัวปลา)

2. สาเหตุหลัก

3. สาเหตุย่อย

ข้อดีของผังก้างปลา

1. ไม่ต้องเสียเวลาแยกความคิดต่าง ๆ ที่กระจัดกระจายของแต่ละสมาชิก แผนภูมิก้างปลาจะช่วยรวบรวม

ความคิดของสมาชิกในทีม

2. ทาให้ทราบสาเหตุหลัก ๆ และสาเหตุย่อย ๆ ของปัญหา 

3.ทาให้ทราบสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา ซึ่งทาให้สามารถแก้ปัญหาได้ถูกวิธี และรอบด้าน

เครื่องมือการคิดเชิงระบบที่ 2 SWOT

 SWOT 

                   SWOT เป็นเครื่องมือที่ใช้ประเมินสถานการณ์ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารกาหนดจุดแข็งและจุดอ่อนจากสภาพแวดล้อมภายใน โอกาสและปัญหาอุปสรรคจากสภาพแวดล้อมภายนอกตลอดจนถึงผลกระทบที่มีต่อศักยภาพในการทางานของกิจกรรมและการแก้ปัญหา คาว่า SWOTเป็นตัวย่อที่มีความหมาย ดังนี้
                  S  มาจาก คำว่า Strengths หมายถึง จุดแข็งหรือข้อได้เปรียบ เป็นปัจจัยภายในที่มีผลดีต่อการดาเนินงานของทีมงาน ซึ่งทีมงานจะต้องค้นหาความสามารถที่โดดเด่น เพื่อนามากาหนดเป็นกลยุทธ์ให้เหมาะสมกับลักษณะการบริหารงานของทีมงาน เช่น ทีมงานภาครัฐนามากลยุทธ์เพื่อให้การดาเนินงานบรรลุผลตามเป้าหมายหรือตามแผนที่วางไว้ ส่วนทีมงานธุรกิจนาจุดแข็งมากาหนดเป็นกลยุทธ์เพื่อให้มีความสามารถโดดเด่นเหนือคู่แข็งทางด้านการตลาด
           
                W  มาจาก คาว่า Weaknesses หมายถึง จุดอ่อนหรือข้อเสียเปรียบ เป็นปัจจัยภายในที่มีผลกระทบหรือส่งผลเสียต่อการบริหารงานของทีมงาน เช่น ขาดบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถเฉพาะด้าน เครื่องมือเครื่องใช้ขาดคุณภาพหรือไม่ได้มาตรฐาน ทาให้ทีมงานไม่สามารถนามาใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อการบริหารงาน
           
                O  มาจาก คาว่า Opportunities หมายถึง โอกาสหรือปัจจัยภายนอกที่
เอื้ออานวยให้การทางานของทีมงานบรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งได้แก่สภาพแวดล้อมที่นามาใช้ให้เกิดประโยชน์แก่การดาเนินงาน
           
               T  มาจาก คาว่า Threats หมายถึง อุปสรรคหรือข้อจากัด ที่เป็นภัยคุกคามต่อการดาเนินงานของทีมงาน เป็นปัจจัยภายนอกที่ไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ นอกจากการควบคุมาและวิเคราะห์เพื่อหาแนวทางป้องกันให้ได้รับผลกระทบหรือมีความเสียหายน้อยลง
กรอบและขั้นตอนใน การวิเคราะห์ SWOT
              สิ่งสาคัญที่จะต้องคานึงถึงสาหรับการวิเคราะห์ SWOT คือ การกาหนดกรอบหรือกาหนดประเด็น เพื่อให้การวิเคราะห์ จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคได้อย่างถูกต้อง หลักในการกาหนดกรอบหรือกาหนดประเด็นวิเคราะห์ SWOT ต้องขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจหรือธรรมชาติของทีมงานนั้นๆซึ่งมีความแตกต่างกันหลายรูปแบบ
ประเด็นสาหรับการวิเคราะห์
                 1. เอกลักษณ์ของทีมงาน
                 2. ขอบเขตของกิจกรรม
                 3. แนวโน้มและสภาพแวดล้อมที่จะกลายเป็นโอกาสและอุปสรรค
                 4. โครงสร้างของกิจกรรม
                 5. รูปแบบการเติบโตตามที่คาดหวังและตั้งเป้าหมาย
ข้อควรคำนึง
1. ทีมงานต้องกาหนดก่อนว่า ทีมงานต้องการที่จะทาอะไร
2. การวิเคราะห์โอกาสและอุปสรรคต้องกระทาในช่วงเวลาขณะนั้น
3. ทีมงานต้องกาหนดปัจจัยหลัก (key success factors) ที่เกี่ยวกับการดาเนินงาน
ให้ถูกต้อง
4. ทีมงานต้องประเมินความสามารถของตนให้ถูกต้อง
ข้อควรระวัง
1. การระบุจุดอ่อนต้องวิเคราะห์อย่างซื่อสัตย์
2. การจัดการกับกลไกการป้องกันตนเองต้องกระทาอย่างรอบคอบ
3. แนวโน้มการขยายจุดแข็งที่เกินความเป็นจริง
4. ความใกล้ชิดกับสถานการณ์ทาให้มองสถานการณ์ของทีมงานไม่ชัดเจน
5. การกาหนดบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลต้องระบุให้ชัดเจน
6. ข้อมูลไม่เพียงพอ นอกจากนี้การเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อมภายนอกอาจเป็นโอกาส
หรืออุปสรรคก็ได้
ขั้นตอนและกระบวนการวิเคราะห์ SWOT
การกำหนดกลยุทธ์ที่สามารถแก้ไขปัญหาและอุปสรรค ตลอดจนสามารถสร้างความได้เปรียบในเชิงแข่งขันให้กับทีมงานธุรกิจ และช่วยให้การบริหารงานบรรลุความสาเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้สาหรับทีมงาน ได้แก่
                  1.การประเมินสภาพแวดล้อมภายในทีมงาน เป็นการวิเคราะห์และพิจารณาทรัพยากรและความสามารถภายในทีมงานทุก ๆ ด้าน ทั้งในด้านโครงสร้าง ระบบ ระเบียบ วิธีปฏิบัติงาน บรรยากาศในการทางานและทรัพยากรในการบริหาร เช่น คน เงิน วัสดุอุปกรณ์ และการจัดการ รวมถึงการพิจารณาผลการดาเนินงานที่ผ่านมา เพื่อระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของทีมงาน
                 2. การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอก การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอกทีมงานนั้น สามารถค้นหาโอกาสและอุปสรรคในการการดาเนินงานของทีมงานที่ได้รับผลกระทบ เป็นการวิเคราะห์ว่าปัจจัยใดที่สามารถส่งผลกระทบประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมต่อการดาเนินการของทีมงาน และสามารถฉกฉวยข้อดีมาเสริมสร้างให้หน่วยงานเข็มแข็ง ขึ้นได้ สาหรับอุปสรรคทางสภาพแวดล้อม เป็นการวิเคราะห์ว่าปัจจัยภายนอกทีมงานใดที่สามารถส่งผลกระทบ ที่จะก่อให้เกิดความเสียหายทั้งทางตรง และทางอ้อม ซึ่งทีมงาน จาต้องหลีกเลี่ยงหรือปรับสภาพทีมงานให้มีความแข็งแกร่งพร้อมที่จะเผชิญ แรงกระทบดังกล่าวได้
                3.วิเคราะห์สถานการณ์จากการประเมินสภาพแวดล้อม เมื่อได้ข้อมูลเกี่ยวกับ จุดแข็ง-จุดอ่อน โอกาส-อุปสรรค จากการวิเคราะห์ปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอกนอกแล้ว ให้นา จุดแข็ง-จุดอ่อนภายในมาเปรียบเทียบกับ โอกาส-อุปสรรค จากปัจจัยภายนอกเพื่อดูว่าทีมงานกาลังเผชิญสถานการณ์ เช่น สถานการณ์ที่เลวร้าย สถานการณ์ที่ทีมงานมีโอกาสเป็นข้อได้เปรียบ เป็นสถานการณ์ที่พึ่งปรารถนา หรือสถานการณ์นี้เกิดขึ้นจากการที่สภาพแวดล้อมไม่เอื้ออานวยต่อการ ดำเนินงาน แต่ตัวทีมงานมีข้อได้เปรียบที่เป็นจุดแข็งหลายประการ เมื่อทราบสถานการณ์ที่ทีมงานกาลังเผชิญอยู่ ไม่ว่าจะเป็นสถานการณ์ใดๆ ก็สามารถที่จะนาสถานการณ์นั้นมากาหนดเป็นกลยุทธ์ในการบริหารเพื่อให้ทีมงานเกิดการได้เปรียบ ทาให้ทีมงานบรรลุผลสาเร็จ หรือลดผลกระทบทาให้เกิดความเสียหายน้อยลง
ประโยชน์ของการวิเคราะห์ SWOT
วิเคราะห์SWOT เป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมต่างๆ ทั้งภายนอกและภายในทีมงาน ซึ่งปัจจัยแต่ละด้านจะช่วยให้เข้าใจได้ว่ามีอิทธิพลต่อผลการดาเนินงานของทีมงานอย่างไร เช่น
                1. จุดแข็งของทีมงาน จะเป็นความสามารถภายในที่ถูกใช้ประโยชน์เพื่อการบรรลุเป้าหมาย
                2. จุดอ่อนของทีมงาน จะเป็นคุณลักษณะภายในที่อาจจะทาลายผลการดาเนินงาน
                3. โอกาสทางสภาพแวดล้อม จะเป็นสถานการณ์ที่ให้โอกาสเพื่อการบรรลุเป้าหมายทีมงาน
                4. อุปสรรคทางสภาพแวดล้อม จะเป็นสถานการณ์ที่ขัดขวางการบรรลุเป้าหมาย
ของทีมงาน

เครื่องมือการคิดเชิงระบบที่ 3 ผังความคิด

ผังความคิด (Mind Map)

                Mind Map คือ การถ่ายทอดความคิด หรือข้อมูลต่าง ๆ ที่มีอยู่ในสมองลงกระดาษ โดยการใช้ภาพ สี เส้น และการโยงใย แทนการจดย่อแบบเดิมที่เป็นบรรทัด ๆ เรียงจากบนลงล่าง ขณะเดียวกันมันก็ช่วยเป็นสื่อนาข้อมูลจากภายนอก เช่น หนังสือ คาบรรยาย การประชุม ส่งเข้าสมองให้เก็บรักษาไว้ได้ดีกว่าเดิม ซายังช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ได้ง่ายเข้า เนื่องจะเห็นเป็นภาพรวม และเปิดโอกาสให้สมองให้เชื่อมโยงต่อข้อมูลหรือ ความคิดต่าง ๆ เข้าหากันได้ง่ายกว่า “ใช้แสดงการเชื่อมโยงข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งระหว่างความคิดหลัก ความคิดรอง และความคิดย่อยที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน” ผังความคิด (Mind Map)
ขั้นตอนการสร้าง Mind Map
              1. เขียน/วาดมโนทัศน์หลักตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษ
              2. เขียน/วาดมโนทัศน์รองที่สัมพันธ์กับมโนทัศน์หลักไปรอบ ๆ
              3. เขียน/วาดมโนทัศน์ย่อยที่สัมพันธ์กับมโนทัศน์รองแตกออกไปเรื่อย ๆ
              4. ใช้ภาพหรือสัญลักษณ์สื่อความหมายเป็นตัวแทนความคิดให้มากที่สุด
              5. เขียนคาสาคัญ (Key word) โดยใช้คา/ประโยคสั้น ๆ บนเส้นและเส้นต้องเชื่อมโยงกัน
              6. กรณีใช้สี ทั้งมโนทัศน์รองและย่อยควรเป็นสีเดียวกัน
              7. คิดอย่างอิสระมากที่สุดขณะทา เขียนคาหลัก หรือข้อความสาคัญของเรื่องไว้กลาง โยงไปยังประเด็นรองรอบ ๆ ตามแต่ว่าจะมีกี่ประเด็น
ข้อดีของการทาแผนที่ความคิด
             1. ทำให้เห็นภาพรวมกว้าง ๆ ของหัวข้อใหญ่ หรือขอบเขตของเรื่อง
             2. ทำให้สามารถวางแผนเส้นทางหรือตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง เพราะรู้ว่าตรงไหนกาลังจะไปไหนหรือผ่านอะไรบ้าง
            3. สามารถรวบรวมข้อมูลจานวนมากลงไว้ในกระดาษแผ่นเดียวกัน
            4. กระตุ้นให้คิดแก้ไขปัญหา ระดมสมองเป็นทีม โดยเปิดโอกาสให้มองเห็นวิธีใหม่ ๆ ที่สร้างสรรค์
            5. สร้างความเพลิดเพลินในการอ่านและง่ายต่อการจดจา
แนวทางการเขียน mind map
           1. เริ่มที่ตรงกลางด้วยรูปหรือหัวข้อ ใช้สีอย่างน้อย 3 สี
           2. ใช้รูป, สัญลักษณ์, รหัส, ความหนา ตลอดที่ทา mind map
           3. ให้เขียนคาสาคัญโดยใช้ตัวพิมพ์ใหญ่หรือพิมพ์เล็ก
           4. คาแต่ละคา หรือรูปแต่ละรูป จะต้องอยู่บนเส้นของตัวเอง
           5. เส้นแต่ละเส้นต้องเชื่อมต่อกัน โดยมีจุดศูนย์กลางอยู่ที่ตรงกลางภาพ เส้นที่อยู่ตรงกลางจะมีขนาดหนา และจะยิ่งบางลงเมื่อห่างจากศูนย์กลาง
          6. ขนาดความยาวของเส้นที่ลาก ยาวเท่ากับคาหรือรูป
          7. ใช้สี รหัสส่วนตัว ตลอดที่ทา mind map
          8. พัฒนารูปแบบ mind map ของตัวเอง
          9. ใช้วิธีเน้นข้อความ และแสดงความเป็นกลุ่มก้อนใน mind map
          10. การสื่อความหมายผังความคิด (mind map) ให้เข้าใจง่ายโดยการแบ่งความสาคัญเริ่มจากตรงกลาง ใช้การเรียงลาดับตัวเลข หรือใช้เส้นร่างเพื่อรักษาความเป็นกลุ่มก้อนของแต่ละกิ่ง
ผังความคิด ซึ่งสามารถเขียนได้ด้วยมือ และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ชื่อ โปรแกรม XMIND version 7.0 เป็นโปรแกรม Mind Map Open source ที่ไม่ต้องเสียค่าลิขสิทธิ์ สามารถ download ได้ที่เว็บไซต์ www.xmind.net มีรุ่นที่น่าสนใจคือรุ่น Portable สามารถนาไปใช้งานผ่านการเสียบ Handy drive USB โดยไม่ต้องมีการติดตั้งลงไปในเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรม XMIND สามารถนาไปใช้งานได้ทั้งบนระบบปฏิบัติการ Windows และ Mac โดยสามารถดาวน์โหลดได้ที่
http://www.xmind.net/download/win/ นอกจากนี้ยังสามารถเขียนด้วยโปรแกรมการนาเสนอออนไลน์ด้วย โปรแกรม Prezi ที่ http://www.prezi.com/
ตัว

เครื่องมือการคิดเชิงระบบที่ 4 Prezi

โปรแกรม Prezi คืออะไร

                  Prezi เป็นโปรแกรมการนาเสนอออนไลน์ และประยุกต์ในการเขียนผังความคิด ที่มีเอกลักษณ์เด่นสุดคือการ ซูมเข้าซูมออกได้นอกจากนี้ ยังมีลักษณะพิเศษอื่นๆ ดังเช่น Prezi เป็น Non-linear presentation นั่นคือ การเดินทางของงานนาเสนอไม่ได้เป็นเส้นตรงที่มุ่งไปข้างหน้า หรือถอยหลังทีละสไลด์ ต่อไป Prezi จะซูมเข้า ซูมออก กระโดดไปโน่น กระโดดไปนี่แล้วแต่เราออกแบบ Prezi สามารถใส่รูปภาพ เสียง วิดีโอ และไฟล์ PDF PPT เป็นต้น Prezi สามารถแก้ไขได้โดยวิธีออนไลน์ (ฟรี) บนเว็บ http://prezi.com ขณะเดียวกันก็สามารถ นาเสนอแบบ online ได้ หรือสามารถดาวน์โหลดลงมาเพื่อนาเสนอแบบ offline และไฟล์ที่ได้จะมีนามสกุล .exe ซึ่งเปิดได้กับทุกเครื่อง โปรแกรม Prezi ต่างจากโปรแกรมPower Point
                       1. PowerPoint นาเสนอแบบ linear คือหน้าที่หนึ่ง หน้าที่สอง หน้าที่สาม...ไปเรื่อยๆ
                       2. Prezi นาเสนอแบบ zoom คือไม่ได้ไปหน้าหนึ่ง หน้าสองตามลาดับ แต่สามารถกระโดดไปยังข้อมูลที่เราต้องการจะนาเสนอได้ทันที
                       3. Prezi สามารถสร้างงานนาเสนอออนไลน์ได้เลย หรือถ้าไม่สะดวกก็สามารถ ก็สามารถดาวน์โหลดมาใช้ที่คอมตัวเองก็ได้
                      4. Prezi แทรกรูปภาพได้ เสียงก็ได้ วิดีโอก็ได้ด้วย
                      5. ไม่ต้องกังวลว่าจะเปิดไม่ได้ หากไปใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่น เพราะไฟล์งานจะถูกแปลงเป็น .exe สามารถเปิดได้บนคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง
เค

เครื่องมือการคิดเชิงระบบที่ 5 การวิเคราะห์ 5W2H

เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและวิเคราะห์ปัญหาที่ 3 ด้วยเทคนิค 5W2H

                   เทคนิคการวิเคราะห์ปัญหาด้วย 5w2H คือ การตั้งคาถามในการสารวจปัญหาและแนวทางการแก้ไขโดยการท้าทายด้วยคาถาม 5W2H จะใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลหรือปัญหา ได้เกือบทุกรูปแบบ โดยเป็นการคิดวิเคราะห์ (Analysis Thinking) ที่ใช้ความสามารถในการจาแนก แยกแยะองค์ประกอบต่าง ๆ ของสิ่งหนึ่งสิ่งใดซึ่งอาจจะเป็นวัตถุ สิ่งของ เรื่องราว หรือเหตุการณ์ นามาหาความสัมพันธ์เชิงเหตุผล ระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ เหล่านั้น เพื่อค้นหาคาตอบที่เป็นความเป็นจริง หรือที่เป็นสิ่งที่สาคัญ จากนั้นจึงรวบรวมข้อมูลทั้งหมดมาจัดระบบ เรียบเรียงใหม่ให้ง่ายแก่ต่อการทาความเข้าใจ
องค์ประกอบของ 5W2H
              1. Who ใคร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า ใครรับผิดชอบ ใครเกี่ยวข้อง ใครได้รับผลกระทบ ในเรื่องนั้นมีใครบ้าง
              2. What ทาอะไร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า เราจะทาอะไร แต่ละคนทาอะไรบ้าง
              3. Where ที่ไหน คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า สถานที่ที่เราจะทาว่าจะทาที่ไหน เหตุการณ์หรือสิ่งที่ทานั้นอยู่ที่ไหน
             4. When เมื่อไหร่ คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า ระยะเวลาที่จะทาจนถึงสิ้นสุด เหตุการณ์หรือสิ่งที่ทานั้นทาเมื่อวัน เดือน ปี ใด
10
            5. Why ทาไม คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า สิ่งที่เราจะทานั้น ทาด้วยเหตุผลใด เหตุใดจึงได้ทาสิ่งนั้น หรือเกิดเหตุการณ์นั้นๆ
            6. How อย่างไร คือ สิ่งที่เราต้องรู้ว่า เราจะสามารถทาทุกอย่างให้บรรลุผลได้อย่างไร เหตุการณ์หรือสิ่งที่ทานั้นทาอย่างไรบ้าง
           7. How Much เท่าไร คือการวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย งบประมาณเท่าไหร่ ประโยชน์ของการคิดวิเคราะห์ 5W2H
1. ทำให้เรารู้ข้อเท็จจริง รู้เหตุผลเบื้องหลังของสิ่งที่เกิดขึ้น เข้าใจความเป็นมาเป็นไปของเหตุการณ์นั้น
2. ใช้เป็นฐานความรู้ในการนาไปใช้ในการตัดสินใจแก้ปัญหา
3. ทำให้เราหาเหตุผลที่สมเหตุสมผลให้กับสิ่งที่เกิดขึ้นจริง
4. ทำให้เราสามารถประมาณความน่าจะเป็นได้
ตัวอย่างการใช้ 5W1H ในการวิเคราะห์ข้อมูล
เริ่มต้นก็คือ เราต้องตั้งคาถามและพยายามหาคาตอบในแต่ละหัวข้อคาถาม โดยการตั้งคาถามอาจไม่จาเป็นต้องเรียงข้อของคาถาม แต่พิจารณาจากความเหมาะสม การยกตัวอย่างอาจจะยังไม่สมบูรณ์เท่าไร แต่จุดประสงค์คือต้องการให้เห็นหรือเข้าใจแนวความคิดในการตั้งคาถามเท่านั้น เราจะยกตัวอย่างการเริ่มต้นทาธุรกิจ
               คำถามแรก W - Who ตัวแรก – ใครคือลูกค้าของเรา? ใครคือกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้าของเรา? เราควรระบุกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้าของเราได้ เช่น อายุ, เพศ, การศึกษา, ศาสนา, อาชีพ, เงินเดือน, ที่อยู่อาศัย, ขนาดครัวเรือน พฤติกรรมการบริโภค ข้อมูลเหล่านี้ จะช่วยทาให้เราสามารถ ระบุกลุ่มเป้าหมายลูกค้าของเราได้ชัดเจน เพื่อที่เราจะสามารถวางแผนการผลิต แผนการตลาด หรือแผนการสร้างสินค้าและบริการที่สามารถตอบสนองกลุ่มเป้าหมายที่เป็นลูกค้าของเราได้อย่างถูกต้อง
              คำถามที่สอง W – What – เราต้องรู้ว่าอะไรคือสิ่งที่ลูกค้าของเราต้องการ? เราควรระบุรูปแบบของสินค้าหรือบริการของเราได้ว่า รูปแบบไหนที่ลูกค้าของเราต้องการ และเราสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าของเราได้ และอะไรที่จะทาให้เราสามารถสร้างความแตกต่างให้กับสินค้าหรือบริการของเราจากคู่แข่งของเราได้
             คำถามที่สาม W – Where – ลูกค้าของเราอยู่ที่ไหน? เราควรระบุได้ว่าลูกค้าของเราอยู่ที่ไหนบ้าง และที่ไหนคือที่ที่เราจะสามารถนาเสนอสินค้าของเราให้กับลูกค้ากลุ่มเป้าหมาย
            คำถามที่สี่ W – When – เมื่อไรที่ลูกค้าของเรามีความต้องการสินค้า? เราควรระบุได้ว่าลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราต้องการสินค้าหรือบริการของเราเมื่อไร ในช่วงเวลาไหน และต้องการบ่อยแค่ไหน ซึ่งจะช่วยทาให้เราสามารถกาหนดและวางแผนต่างๆ ให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าของเราได้อย่างถูกต้อง
            คำถามที่ห้า W – Why – ทาไมลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราต้องซื้อหรือใช้บริการของเรา? เราควรระบุได้ว่าทาไมลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราจะเลือกซื้อสินค้าหรือบริการของเรา แทนที่จะซื้อจากคู่แข่งของเรา หรือทาไมเราต้องเข้ามาทาธุรกิจนี้
11
            คำถามที่หก H – How – เราจะเข้าถึงลูกค้ากลุ่มเป้าหมายของเราได้อย่างไร? เราควรระบุได้ว่า เราจะสามารถเข้าถึงลูกค้าของเราได้ด้วยวิธีไหน อย่างไร ซึ่งเราควรมีการวางแผนและกาหนดวิธีการที่เราสามารถเข้าถึงลูกค้าของเราได้อย่างถูกต้อง และมีประสิทธิภาพมากที่สุด
           คำถามสุดท้าย H - How much – เราประมาณการณ์ค่าใช้จ่ายในการตอบโจทย์ของการแก้ปัญหาหรือตามวัตถุประสงค์เท่าไร

เครื่องมือการคิดเชิงระบบที่ 6 ผังต้นไม้

แผนผังต้นไม้(Tree Diagram)

 ในอดีตท่านคงคุ้นเคยกับการจัดทำแผนผังครอบครัว  (Family  Tree)  และการจัดแผนผังองค์กร  (Organization  Chart)  มาแล้ว  แผนผังต้นไม้นี้ก็ได้รับการพัฒนามาในแนวทางเดียวกัน  นี้เอง

แผนผังต้นไม้คืออะไร
   แผนผังต้นไม้  เป็นแผนผังที่ใช้ในการหามาตรการที่ดีที่สุดจากหลาย ๆ  มาตรการเพื่อที่จะแก้ไขปัญหาให้สำเร็จลุล่วงไปได้
เมื่อไรจึงจะใช้แผนผังต้นไม้   1. เมื่อต้องการแก้ปัญหาโดยมีการกำหนดมาตรการไว้อย่างเป็นระบบ
   2. เมื่อต้องการให้สมาชิกกลุ่มมีมติที่มีความสอดคล้องกัน
   3. เมื่อต้องการแสดงความสัมพันธ์ของปัญหากับมาตรการแก้ไขในรูปของแผนผัง  ซึ่งทำให้ง่ายต่อความเข้าใจ
วิธีการสร้างแผนผังต้นไม้
ขั้นตอนที่  1  ตั้งเป้าหมาย
   1.1 การตั้งเป้าหมายนั้นอาจจะตั้งจากปัญหาที่ถูกตั้งไว้ในแผนผังก้างปลา  (Cause  and  Effect  Diagram)  หรือ  แผนผังความสัมพันธ์  (Relation  Diagram)  หรือปัญหาที่ได้มาจากที่ใด ๆ  ก็ได้ที่ท่านต้องการจะแก้ไข  จากนั้นให้เขียนเป้าหมายนี้ลงในบัตร  (Card)  แล้ววางบัตรนี้เอาไว้ที่ซ้ายมือสุด  ตรงกลางของกระดาษแผ่นใหญ่
   1.2 เป้าหมายที่ตั้งนั้นหากมีข้อจำกัดหรือข้อกำหนดเงื่อนไขใด ๆ  ให้เขียนข้อความเหล่านั้นลงในบัตรด้วยเช่นกัน

   ในการตั้งเป้าหมายนั้น  ประโยคจะต้องสั้น  ง่าย  และกระชับ  เพื่อให้ทุก ๆ  คนเข้าใจ  และจะต้องให้สมาชิกกลุ่มทุกคนเข้าใจด้วยว่า  เหตุใดจึงตั้งเป้าหมายนี้ขึ้นมา  เพราะอะไร
ขั้นตอนที่  2  สร้างชุดมาตรการการแก้ปัญหา   2.1 สมาชิกร่วมกันปรึกษาหารือกันว่ามาตรการใดเป็นมาตรการสำคัญที่จะทำให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมายนั้นได้บ้าง  ซึ่งในขั้นตอนนี้เราจะได้  “มาตรการขั้นที่  1”
   2.2 นำมาตรการในขั้นที่  1  ที่ถูกเลือกมาเขียนลงในบัตร  แล้วนำไปเรียงไว้ที่ด้านขวาของบัตรเป้าหมายที่ได้จากขั้นตอนที่  1
   2.3 บัตรที่ได้จากข้อ  2.2  แต่ละบัตร  กลายเป็นเป้าหมาย  และให้หาต่อไปว่า  มาตรการที่จะแก้ไขบัตรมาตรการที่หนึ่งนั้น  จะต้องมีมาตรการอย่างไรต่อบ้าง  กลายเป็นบัตรมาตรการขั้นที่  2, 3  ไปเรื่อย ๆ  จะกระทั่งเจอมาตรการที่พอจะแก้ไขได้  หรือปฏิบัติได้จริง

ขั้นตอนที่  3  ตรวจสอบมาตรการ  และความหมายของความสัมพันธ์
   ให้ตรวจสอบดูบัตรมาตรการทั้งหมดที่ได้จากขั้นตอนที่  2  และตรวจสอบว่ามีอะไรตกหล่นบ้างหรือไม่  และมีความขัดแย้งใดเกิดขึ้นหรือไม่  โดยในการตรวจสอบนั้น  ให้ทำการตรวจสอบ  2  มุมดังต่อไปนี้
   3.1 มาตรการนี้สามารถแก้ปัญหาให้บรรลุผลสำเร็จได้จริงหรือไม่
   3.2 มีทางเป็นไปได้หรือไม่ที่จะบรรลุเป้าหมายได้โดยการใช้มาตรการนี้  เรียกง่าย ๆ  ว่า  ทดลองตรวจสอบจากซ้ายไปขวา  และจากขวาไปซ้าย
ถามจากซ้ายไปขวาเช่น การจะสนับสนุนนักกีฬาให้ติดทีมชาติไทยนั้นต้องมีเทคนิคด้านการกีฬาใหม่ ๆ  การจะมีเทคนิคการกีฬาใหม่ ๆ  เมื่อจัดจ้างโค้ชจากต่างชาติ
   การจะได้โค้ชต่างชาติมาต้อง.......
   (ดำเนินการถาม  “อย่างไร – อย่างไร”  ต่อไปจนกว่าจะได้มาตรการสุดท้าย)
ในขณะเดียวกันทดลองถามกลับจากขวาไปซ้ายบ้าง
เช่น การจัดจ้างโค้ชจากต่างชาติมา  ทำให้เราได้เทคนิคกีฬาใหม่ ๆ  (จริงหรือไม่)
      เมื่อได้เทคนิคใหม่ ๆ  มา  จะช่วยให้นักกีฬาติดทีมชาติไทยได้  (จริงหรือไม่)

ขั้นตอนที่  4  กำหนดโครงต้นไม้
   เมื่อตรวจสอบแล้วว่าไม่ขัดแย้งกัน  ให้นำบัตรมาตรการไปติดไว้ที่กระดาษในตำแหน่งที่เหมาะสม  (ด้านขวามือของเป้าหมายของแต่ละอัน)  จากนั้นก็ลากเส้นเชื่อมโยงระหว่างเป้าหมายกับมาตรการ  เพื่อทำการสร้างแผนผังต้นไม้
ขั้นตอนที่  5  กำหนดแผนปฏิบัติการ
   สุดท้าย  ทำการกำหนดแผนปฏิบัติการ  โดยกำหนดตามหลักการของ  “5W  2H”  (What,  Why,  Who,  When,  Where,  How  and  How  much)
เมื่อไรจึงจะใช้แผนผังต้นไม้
   โดยทั่ว ๆ  ไปเราอาจเห็นหน้าตาของแผนผังต้นไม้ในหลายรูปแบบด้วยกัน  บางรูปแบบอาจใช้สำหรับเพียงแค่ภาพ  เพื่ออธิบายโครงสร้างขององค์กร  แต่สำหรับแผนผังต้นไม้ที่ใช้ในการแก้ปัญหานั้น  สามารถแบ่งได้เป็น  2  ลักษณะใหญ่ ๆ  ด้วยกัน  คือ
   1. ประเภทการวิเคราะห์แบบ  Why – Why  Tree
   2. ประเภทการวิเคราะห์แบบ  How – How  Tree
   ความแตกต่างของ  Why–Why  Analysis  กับ  How–How  Analysis
   Why–Why  จะใช้เมื่อเราต้องการจะวิเคราะห์หาสาเหตุรากเหง้า  (Root  Cause)  ของปัญหา  เพื่อสร้างแผนปฏิบัติการที่จุดนั้น ๆ  โดยที่ยอดของแผนผังต้นไม้  จะแสดงปัญหาที่เกิดขึ้น

ตัวอย่างการวิเคราะห์ปัญหาด้วย  Why – Why  Tree

เครื่องมือการคิดเชิงระบบที่ 7 PDCA

เครื่องมือการคิดเชิงระบบที่ 7 PDCA

PDCA หรือที่เรียกว่าวงจรเดมิง (อังกฤษ: Deming Cycle) หรือวงจรชูฮาร์ต (Shewhart Cycle) คือวงจรการควบคุมคุณภาพ

1. Plan (วางแผน) หมายถึง การวางแผนการดำเนินงานอย่างรอบคอบ ครอบคลุมถึงการกำหนดหัวข้อที่ต้องการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง ซึ่งรวมถึงการพัฒนาสิ่งใหม่ๆ การแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน อาจประกอบด้วย การกำหนดเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ของการดำเนินงาน Plan การจัดอันดับความสำคัญของ เป้าหมาย กำหนดการดำเนินงาน กำหนดระยะเวลาการดำเนินงาน กำหนดผู้รับผิดชอบหรือผู้ดำเนินการและกำหนดงบประมาณที่จะใช้ การเขียนแผนดังกล่าวอาจปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสมของลักษณะ การดำเนินงาน การวางแผนยังช่วยให้เราสามารถคาดการณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต และช่วยลดความสูญเสียต่างๆที่อาจเกิดขึ้นได้

2.Do (ปฏิบัติตามแผน) หมายถึง การดำเนินการตามแผน อาจประกอบด้วย การมีโครงสร้างรองรับ การดำเนินการ (เช่น คณะกรรมการหรือหน่วยงานของคณะ) มีวิธีการ ดำเนินการ (เช่น มีการประชุมของคณะกรรมการมีการจัดการเรียน การสอน มีการแสดงความจำนงขอรับนักศึกษาไปยังทบวงมหาวิทยาลัย) และมีผลของการดำเนินการ (เช่น รายชื่อนักศึกษาที่รับในแต่ละปี)

3.Check (ตรวจสอบการปฏิบัติตามแผน) หมายถึง การประเมินแผน อาจประกอบด้วย การประเมินโครงสร้างที่รองรับ การดำเนินการ การประเมินขั้นตอนการดำเนินงาน และการประเมินผลของ การดำเนินงานตามแผนที่ได้ตั้งไว้ โดยในการประเมินดังกล่าวสามารถ ทำได้เอง โดยคณะกรรมการที่รับผิดชอบแผนการดำเนินงานนั้น ๆ ซึ่งเป็นลักษณะของการประเมินตนเอง โดยไม่จำเป็นต้องตั้งคณะกรรมการ อีกชุดมาประเมินแผน หรือไม่จำเป็นต้องคิดเครื่องมือหรือแบบประเมิน ที่ยุ่งยากซับซ้อน

4.Act (ปรับปรุงแก้ไข) หมายถึง การนำผลการประเมินมาพัฒนาแผน อาจประกอบด้วย การนำผลการ ประเมินมาวิเคราะห์ว่ามีโครงสร้าง หรือขั้นตอนการปฏิบัติงานใดที่ควร ปรับปรุงหรือพัฒนาสิ่งที่ดีอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้นไปอีก และสังเคราะห์รูปแบบ การดำเนินการใหม่ที่เหมาะสม สำหรับการดำเนินการ ในปีต่อไป