เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและวิเคราะห์ปัญหา Causal Loop Diagram: CLD

เครื่องมือในการคิดเชิงระบบและวิเคราะห์ปัญหา Spider Model

การคิดเชิงระบบและการแก้ปัญหาด้วย Dynamic Thinking : BOT.

              กราฟแสดงพฤติกรรมภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง หมายถึง การคิดอย่างเป็นขั้นตอนด้วยแสดงพฤติกรรมของตัวแปรในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งเพื่อมองเห็นทิศทาง แนวโน้ม รูปแบบการเปลี่ยนแปลง นาไปสู่การช่วยคิดสมมติฐานในการหาความสมพันธ์ของปัจจัยต่างๆ องค์ประกอบของกราฟแสดงพฤติกรรมภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง 1. แนวนอนเป็นมิติเวลา คือ สิ่งที่แสดงช่วงเวลาการเกิดเหตุการณ์นั้น ๆ เช่น ปี พ.ศ., เดือน ปี, วัน เวลา เป็นต้น 2. แนวตั้งเป็นมิติปริมาณ คือ สิ่งที่แสดงถึงสาระของประเด็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ในช่วงเวลานั้น ๆ
การเขียนกราฟแสดงพฤติกรรมภายใต้ช่วงเวลาหนึ่ง (Drawing Behavior Over Time Graphs)
1. จุดเริ่มต้น หรือจุดปัญหาของสิ่งที่เกิดขึ้น 2. จุดก่อนหน้าปัจจุบัน (อดีต) 3. จุดปัจจุบัน 4. จุดอนาคต (เพื่อการทานาย)

การคิดเชิงระบบและการแก้ปัญหาด้วย ปิรามิด IPESA

           

IPESA

                    ปิรามิด IPESA หมายถึง แผนภาพรูปทรงสามเหลี่ยมที่แสดงถึงการเชื่อมโยงและความสัมพันธ์อย่างเป็นระบบของกระบวนการคิด และแนวทางการแก้ไขปัญหา โดยประกอบด้วยประเด็นในการคิดอย่างเป็นระบบ โดยมี 5 องค์ประกอบตามตัวอักษรภาษาอังกฤษตัวแรก เป็น IPESA ได้แก่ I = Ideal Situation, P = Present Condition, E = Existing Problems, S=Solution Problems และ A=Aims of Solution

                     รายละเอียดขององค์ประกอบปิรามิด IPESA
       องค์ประกอบที่ 1 Ideal Situation คือ การเขียนหรือวิเคราะห์สังเคราะห์ความคิดจากสิ่งที่คาดหวัง สภาพที่พึงประสงค์ ของประเด็นนั้น ๆ ซึ่งได้แก่ การวิเคราะห์จากนโยบาย หรือแผนงานของเรื่องราวที่เกิดขึ้น เช่น นโยบายสุขภาพดีถ้วนหน้า หรือสิ่งที่เกิดจากหน่วยงาน นโยบายรัฐบาล เป็นต้น โดยควรมีการอ้างอิง และระบุแหล่งที่มาของความคาดหวังดังกล่าว  
       องค์ประกอบที่ 2 Present Condition คือ สภาพปัจจุบันของสิ่งที่กาลังจะเกิดขึ้น โดยอาจเขียนเป็นลาดับข้อเพื่อเล่าเรื่องเหตุการณ์ต่าง ๆ
       องค์ประกอบที่ 3 Existing Problems คือ สภาพปัญหาของประเด็นที่กาลังเกิดขึ้นโดยสัมพันธ์เชื่อมโยงกับสภาพปัจจุบันในองค์ประกอบที่ 2
        องค์ประกอบที่ 4 Solution Problems คือ การแก้ไขปัญหา โดยเป็นประเด็นการแก้ไขนั้นต้องสัมพันธ์และเชื่อมโยงกับสภาพปัญหาที่เกิดขึ้น
       องค์ประกอบที่ 5 Aims of Solution คือ วัตถุประสงค์และเป้าหมายในการแก้ไขปัญหา ว่าอยากให้เกิดวิธีการแก้ไขปัญหาอะไรบ้าง

เครื่องมือการคิดเชิงระบบที่ 1 ผังก้างปลา

ผังก้างปลา (Fish Bone Diagram) 

               ผังก้างปลา หมายถึง แผนภูมิมีลักษณะคล้ายปลาที่เหลือแต่ก้าง โดยมุ่งเน้นผังวิเคราะห์ปัญหาและสาเหตุอย่างเป็นระบบ (Cause & Effect Diagram) เป็นแผนผังที่แสดงสมมติฐานของความสัมพันธ์อย่างเป็นระบบระหว่างสาเหตุหลาย ๆ สาเหตุ ที่ส่งผลต่อปัญหาหนึ่งปัญหา วิธีการสร้างแผนผังสาเหตุและผลหรือผังก้างปลา
สิ่งสาคัญในการสร้างแผนผัง คือ ต้องทาเป็นทีม เป็นกลุ่ม
 โดยใช้ขั้นตอน 6 ขั้นตอนดังต่อไปนี้
                        1. กาหนดประโยคปัญหาที่หัวปลา
                        2. กาหนดกลุ่มปัจจัยที่จะทาให้เกิดปัญหานั้นๆ
                        3. ระดมสมองเพื่อหาสาเหตุในแต่ละปัจจัย
                        4. หาสาเหตุหลักของปัญหา
                        5. จัดลาดับความสาคัญของสาเหตุ
                        6. ใช้แนวทางการปรับปรุงที่จาเป็น

ตัวอย่าง

หลักการเขียนผังก้างปลาอย่างมีประสิทธิภาพ

1. ควรวิเคราะห์ประเด็นโดยแตกก้างปลาให้หลากหลายอย่างรอบด้าน 

2. ควรจัดหมวดหมู่ของปัญหา และสาเหตุอย่างรอบด้าน

3. หัวปลาควรหันทางด้านขวาเปรียบเสมือนทิศทางของลูกศรนาไปสู่ปัญหาที่เกิดขึ้น ผังก้างปลาประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังต่อไปนี้

ส่วนปัญหาหรือผลลัพธ์ (Problem or Effect) ซึ่งจะแสดงอยู่ที่หัวปลา ส่วนสาเหตุ (Causes) จะสามารถแยกย่อยออกได้อีกเป็น

1. ปัจจัย (Factors) ที่ส่งผลกระทบต่อปัญหา (หัวปลา)

2. สาเหตุหลัก

3. สาเหตุย่อย

ข้อดีของผังก้างปลา

1. ไม่ต้องเสียเวลาแยกความคิดต่าง ๆ ที่กระจัดกระจายของแต่ละสมาชิก แผนภูมิก้างปลาจะช่วยรวบรวม

ความคิดของสมาชิกในทีม

2. ทาให้ทราบสาเหตุหลัก ๆ และสาเหตุย่อย ๆ ของปัญหา 

3.ทาให้ทราบสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา ซึ่งทาให้สามารถแก้ปัญหาได้ถูกวิธี และรอบด้าน

เครื่องมือการคิดเชิงระบบที่ 2 SWOT

 SWOT 

                   SWOT เป็นเครื่องมือที่ใช้ประเมินสถานการณ์ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารกาหนดจุดแข็งและจุดอ่อนจากสภาพแวดล้อมภายใน โอกาสและปัญหาอุปสรรคจากสภาพแวดล้อมภายนอกตลอดจนถึงผลกระทบที่มีต่อศักยภาพในการทางานของกิจกรรมและการแก้ปัญหา คาว่า SWOTเป็นตัวย่อที่มีความหมาย ดังนี้
                  S  มาจาก คำว่า Strengths หมายถึง จุดแข็งหรือข้อได้เปรียบ เป็นปัจจัยภายในที่มีผลดีต่อการดาเนินงานของทีมงาน ซึ่งทีมงานจะต้องค้นหาความสามารถที่โดดเด่น เพื่อนามากาหนดเป็นกลยุทธ์ให้เหมาะสมกับลักษณะการบริหารงานของทีมงาน เช่น ทีมงานภาครัฐนามากลยุทธ์เพื่อให้การดาเนินงานบรรลุผลตามเป้าหมายหรือตามแผนที่วางไว้ ส่วนทีมงานธุรกิจนาจุดแข็งมากาหนดเป็นกลยุทธ์เพื่อให้มีความสามารถโดดเด่นเหนือคู่แข็งทางด้านการตลาด
           
                W  มาจาก คาว่า Weaknesses หมายถึง จุดอ่อนหรือข้อเสียเปรียบ เป็นปัจจัยภายในที่มีผลกระทบหรือส่งผลเสียต่อการบริหารงานของทีมงาน เช่น ขาดบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถเฉพาะด้าน เครื่องมือเครื่องใช้ขาดคุณภาพหรือไม่ได้มาตรฐาน ทาให้ทีมงานไม่สามารถนามาใช้ให้เป็นประโยชน์ต่อการบริหารงาน
           
                O  มาจาก คาว่า Opportunities หมายถึง โอกาสหรือปัจจัยภายนอกที่
เอื้ออานวยให้การทางานของทีมงานบรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งได้แก่สภาพแวดล้อมที่นามาใช้ให้เกิดประโยชน์แก่การดาเนินงาน
           
               T  มาจาก คาว่า Threats หมายถึง อุปสรรคหรือข้อจากัด ที่เป็นภัยคุกคามต่อการดาเนินงานของทีมงาน เป็นปัจจัยภายนอกที่ไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้ นอกจากการควบคุมาและวิเคราะห์เพื่อหาแนวทางป้องกันให้ได้รับผลกระทบหรือมีความเสียหายน้อยลง
กรอบและขั้นตอนใน การวิเคราะห์ SWOT
              สิ่งสาคัญที่จะต้องคานึงถึงสาหรับการวิเคราะห์ SWOT คือ การกาหนดกรอบหรือกาหนดประเด็น เพื่อให้การวิเคราะห์ จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรคได้อย่างถูกต้อง หลักในการกาหนดกรอบหรือกาหนดประเด็นวิเคราะห์ SWOT ต้องขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจหรือธรรมชาติของทีมงานนั้นๆซึ่งมีความแตกต่างกันหลายรูปแบบ
ประเด็นสาหรับการวิเคราะห์
                 1. เอกลักษณ์ของทีมงาน
                 2. ขอบเขตของกิจกรรม
                 3. แนวโน้มและสภาพแวดล้อมที่จะกลายเป็นโอกาสและอุปสรรค
                 4. โครงสร้างของกิจกรรม
                 5. รูปแบบการเติบโตตามที่คาดหวังและตั้งเป้าหมาย
ข้อควรคำนึง
1. ทีมงานต้องกาหนดก่อนว่า ทีมงานต้องการที่จะทาอะไร
2. การวิเคราะห์โอกาสและอุปสรรคต้องกระทาในช่วงเวลาขณะนั้น
3. ทีมงานต้องกาหนดปัจจัยหลัก (key success factors) ที่เกี่ยวกับการดาเนินงาน
ให้ถูกต้อง
4. ทีมงานต้องประเมินความสามารถของตนให้ถูกต้อง
ข้อควรระวัง
1. การระบุจุดอ่อนต้องวิเคราะห์อย่างซื่อสัตย์
2. การจัดการกับกลไกการป้องกันตนเองต้องกระทาอย่างรอบคอบ
3. แนวโน้มการขยายจุดแข็งที่เกินความเป็นจริง
4. ความใกล้ชิดกับสถานการณ์ทาให้มองสถานการณ์ของทีมงานไม่ชัดเจน
5. การกาหนดบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลต้องระบุให้ชัดเจน
6. ข้อมูลไม่เพียงพอ นอกจากนี้การเปลี่ยนแปลงของสิ่งแวดล้อมภายนอกอาจเป็นโอกาส
หรืออุปสรรคก็ได้
ขั้นตอนและกระบวนการวิเคราะห์ SWOT
การกำหนดกลยุทธ์ที่สามารถแก้ไขปัญหาและอุปสรรค ตลอดจนสามารถสร้างความได้เปรียบในเชิงแข่งขันให้กับทีมงานธุรกิจ และช่วยให้การบริหารงานบรรลุความสาเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้สาหรับทีมงาน ได้แก่
                  1.การประเมินสภาพแวดล้อมภายในทีมงาน เป็นการวิเคราะห์และพิจารณาทรัพยากรและความสามารถภายในทีมงานทุก ๆ ด้าน ทั้งในด้านโครงสร้าง ระบบ ระเบียบ วิธีปฏิบัติงาน บรรยากาศในการทางานและทรัพยากรในการบริหาร เช่น คน เงิน วัสดุอุปกรณ์ และการจัดการ รวมถึงการพิจารณาผลการดาเนินงานที่ผ่านมา เพื่อระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของทีมงาน
                 2. การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอก การประเมินสภาพแวดล้อมภายนอกทีมงานนั้น สามารถค้นหาโอกาสและอุปสรรคในการการดาเนินงานของทีมงานที่ได้รับผลกระทบ เป็นการวิเคราะห์ว่าปัจจัยใดที่สามารถส่งผลกระทบประโยชน์ทั้งทางตรงและทางอ้อมต่อการดาเนินการของทีมงาน และสามารถฉกฉวยข้อดีมาเสริมสร้างให้หน่วยงานเข็มแข็ง ขึ้นได้ สาหรับอุปสรรคทางสภาพแวดล้อม เป็นการวิเคราะห์ว่าปัจจัยภายนอกทีมงานใดที่สามารถส่งผลกระทบ ที่จะก่อให้เกิดความเสียหายทั้งทางตรง และทางอ้อม ซึ่งทีมงาน จาต้องหลีกเลี่ยงหรือปรับสภาพทีมงานให้มีความแข็งแกร่งพร้อมที่จะเผชิญ แรงกระทบดังกล่าวได้
                3.วิเคราะห์สถานการณ์จากการประเมินสภาพแวดล้อม เมื่อได้ข้อมูลเกี่ยวกับ จุดแข็ง-จุดอ่อน โอกาส-อุปสรรค จากการวิเคราะห์ปัจจัยภายในและปัจจัยภายนอกนอกแล้ว ให้นา จุดแข็ง-จุดอ่อนภายในมาเปรียบเทียบกับ โอกาส-อุปสรรค จากปัจจัยภายนอกเพื่อดูว่าทีมงานกาลังเผชิญสถานการณ์ เช่น สถานการณ์ที่เลวร้าย สถานการณ์ที่ทีมงานมีโอกาสเป็นข้อได้เปรียบ เป็นสถานการณ์ที่พึ่งปรารถนา หรือสถานการณ์นี้เกิดขึ้นจากการที่สภาพแวดล้อมไม่เอื้ออานวยต่อการ ดำเนินงาน แต่ตัวทีมงานมีข้อได้เปรียบที่เป็นจุดแข็งหลายประการ เมื่อทราบสถานการณ์ที่ทีมงานกาลังเผชิญอยู่ ไม่ว่าจะเป็นสถานการณ์ใดๆ ก็สามารถที่จะนาสถานการณ์นั้นมากาหนดเป็นกลยุทธ์ในการบริหารเพื่อให้ทีมงานเกิดการได้เปรียบ ทาให้ทีมงานบรรลุผลสาเร็จ หรือลดผลกระทบทาให้เกิดความเสียหายน้อยลง
ประโยชน์ของการวิเคราะห์ SWOT
วิเคราะห์SWOT เป็นการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมต่างๆ ทั้งภายนอกและภายในทีมงาน ซึ่งปัจจัยแต่ละด้านจะช่วยให้เข้าใจได้ว่ามีอิทธิพลต่อผลการดาเนินงานของทีมงานอย่างไร เช่น
                1. จุดแข็งของทีมงาน จะเป็นความสามารถภายในที่ถูกใช้ประโยชน์เพื่อการบรรลุเป้าหมาย
                2. จุดอ่อนของทีมงาน จะเป็นคุณลักษณะภายในที่อาจจะทาลายผลการดาเนินงาน
                3. โอกาสทางสภาพแวดล้อม จะเป็นสถานการณ์ที่ให้โอกาสเพื่อการบรรลุเป้าหมายทีมงาน
                4. อุปสรรคทางสภาพแวดล้อม จะเป็นสถานการณ์ที่ขัดขวางการบรรลุเป้าหมาย
ของทีมงาน

เครื่องมือการคิดเชิงระบบที่ 3 ผังความคิด

ผังความคิด (Mind Map)

                Mind Map คือ การถ่ายทอดความคิด หรือข้อมูลต่าง ๆ ที่มีอยู่ในสมองลงกระดาษ โดยการใช้ภาพ สี เส้น และการโยงใย แทนการจดย่อแบบเดิมที่เป็นบรรทัด ๆ เรียงจากบนลงล่าง ขณะเดียวกันมันก็ช่วยเป็นสื่อนาข้อมูลจากภายนอก เช่น หนังสือ คาบรรยาย การประชุม ส่งเข้าสมองให้เก็บรักษาไว้ได้ดีกว่าเดิม ซายังช่วยให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ได้ง่ายเข้า เนื่องจะเห็นเป็นภาพรวม และเปิดโอกาสให้สมองให้เชื่อมโยงต่อข้อมูลหรือ ความคิดต่าง ๆ เข้าหากันได้ง่ายกว่า “ใช้แสดงการเชื่อมโยงข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งระหว่างความคิดหลัก ความคิดรอง และความคิดย่อยที่เกี่ยวข้องสัมพันธ์กัน” ผังความคิด (Mind Map)
ขั้นตอนการสร้าง Mind Map
              1. เขียน/วาดมโนทัศน์หลักตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษ
              2. เขียน/วาดมโนทัศน์รองที่สัมพันธ์กับมโนทัศน์หลักไปรอบ ๆ
              3. เขียน/วาดมโนทัศน์ย่อยที่สัมพันธ์กับมโนทัศน์รองแตกออกไปเรื่อย ๆ
              4. ใช้ภาพหรือสัญลักษณ์สื่อความหมายเป็นตัวแทนความคิดให้มากที่สุด
              5. เขียนคาสาคัญ (Key word) โดยใช้คา/ประโยคสั้น ๆ บนเส้นและเส้นต้องเชื่อมโยงกัน
              6. กรณีใช้สี ทั้งมโนทัศน์รองและย่อยควรเป็นสีเดียวกัน
              7. คิดอย่างอิสระมากที่สุดขณะทา เขียนคาหลัก หรือข้อความสาคัญของเรื่องไว้กลาง โยงไปยังประเด็นรองรอบ ๆ ตามแต่ว่าจะมีกี่ประเด็น
ข้อดีของการทาแผนที่ความคิด
             1. ทำให้เห็นภาพรวมกว้าง ๆ ของหัวข้อใหญ่ หรือขอบเขตของเรื่อง
             2. ทำให้สามารถวางแผนเส้นทางหรือตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง เพราะรู้ว่าตรงไหนกาลังจะไปไหนหรือผ่านอะไรบ้าง
            3. สามารถรวบรวมข้อมูลจานวนมากลงไว้ในกระดาษแผ่นเดียวกัน
            4. กระตุ้นให้คิดแก้ไขปัญหา ระดมสมองเป็นทีม โดยเปิดโอกาสให้มองเห็นวิธีใหม่ ๆ ที่สร้างสรรค์
            5. สร้างความเพลิดเพลินในการอ่านและง่ายต่อการจดจา
แนวทางการเขียน mind map
           1. เริ่มที่ตรงกลางด้วยรูปหรือหัวข้อ ใช้สีอย่างน้อย 3 สี
           2. ใช้รูป, สัญลักษณ์, รหัส, ความหนา ตลอดที่ทา mind map
           3. ให้เขียนคาสาคัญโดยใช้ตัวพิมพ์ใหญ่หรือพิมพ์เล็ก
           4. คาแต่ละคา หรือรูปแต่ละรูป จะต้องอยู่บนเส้นของตัวเอง
           5. เส้นแต่ละเส้นต้องเชื่อมต่อกัน โดยมีจุดศูนย์กลางอยู่ที่ตรงกลางภาพ เส้นที่อยู่ตรงกลางจะมีขนาดหนา และจะยิ่งบางลงเมื่อห่างจากศูนย์กลาง
          6. ขนาดความยาวของเส้นที่ลาก ยาวเท่ากับคาหรือรูป
          7. ใช้สี รหัสส่วนตัว ตลอดที่ทา mind map
          8. พัฒนารูปแบบ mind map ของตัวเอง
          9. ใช้วิธีเน้นข้อความ และแสดงความเป็นกลุ่มก้อนใน mind map
          10. การสื่อความหมายผังความคิด (mind map) ให้เข้าใจง่ายโดยการแบ่งความสาคัญเริ่มจากตรงกลาง ใช้การเรียงลาดับตัวเลข หรือใช้เส้นร่างเพื่อรักษาความเป็นกลุ่มก้อนของแต่ละกิ่ง
ผังความคิด ซึ่งสามารถเขียนได้ด้วยมือ และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ที่ชื่อ โปรแกรม XMIND version 7.0 เป็นโปรแกรม Mind Map Open source ที่ไม่ต้องเสียค่าลิขสิทธิ์ สามารถ download ได้ที่เว็บไซต์ www.xmind.net มีรุ่นที่น่าสนใจคือรุ่น Portable สามารถนาไปใช้งานผ่านการเสียบ Handy drive USB โดยไม่ต้องมีการติดตั้งลงไปในเครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรม XMIND สามารถนาไปใช้งานได้ทั้งบนระบบปฏิบัติการ Windows และ Mac โดยสามารถดาวน์โหลดได้ที่
http://www.xmind.net/download/win/ นอกจากนี้ยังสามารถเขียนด้วยโปรแกรมการนาเสนอออนไลน์ด้วย โปรแกรม Prezi ที่ http://www.prezi.com/
ตัว